POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En este documento, la empresa VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. establece las Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales de acuerdo a la normatividad de protección de datos personales en Colombia:

  • • Ley Estatutaria 1581 de 2012
  • • Decreto Reglamentario 1377 de 2013

CONTENIDO DEL DOCUMENTO

  1. 1. Primera Parte:
    1. 1.1. Información de la compañía
    2. 1.2. Introducción
    3. 1.3. Sitio web
    4. 1.4. Glosario de términos
    5. 1.5. Habeas Data – legislación aplicable
    6. 1.6. Ámbito de aplicación
    7. 1.7. Objeto de las políticas de tratamiento de datos personales
    1. 2. Segunda Parte
    2. 2.1. Principio de legalidad
    3. 2.2. Principio de finalidad
    4. 2.3. Principio de libertad
    5. 2.4. Principio de veracidad o calidad
    6. 2.5. Principio de transparencia
    7. 2.6. Principio de acceso y circulación restringida
    8. 2.7. Principio de seguridad
    9. 2.8. Principio de confidencialidad
    1. 3. Tercera Parte:
    2. 3.1. Modos para obtener la autorización
    3. 3.2. Casos en que no es necesaria la autorización
    4. 3.3. Revocatoria de la autorización
    1. 4. Cuarta Parte: Datos personales recolectados, finalidades y tratamiento
    2. 4.1. Los clientes
    3. 4.2. Los Empleados
    4. 4.3. Los proveedores
    1. 5. Quinta Parte: Procedimiento para la atención de quejas y respuesta a consultas, peticiones y/o reclamos
    2. 5.1. Atención y respuesta a peticiones, consultas y/o reclamos
    1. 6. Sexta Parte: Vigencias
    2. 6.1. Vigencia de las bases de datos
    3. 6.2. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de datos personales

DESARROLLO

Primera Parte

    1. 1.1. Información de la compañía:

Razón Social: VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S.

Nombre Comercial: VÓRTIKA

Dirección: Calle 6ta Norte No.14-36

Ciudad: Armenia

Departamento: Quindío

Teléfono: (6) 745-9933

Email: info@vortika.co

Sitio Web: www.vortika.co

    1. 1.2. Introducción

Las Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales contenidas en el presente documento, serán aplicables a todas las bases de datos que por diferentes medios obtenga la empresa VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S.

En virtud de lo anterior, el Congreso de la República expidió la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual “se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y estableció la obligación para que todos los responsables de recaudo y tratamiento de datos personales, adoptaran políticas de tratamiento para los mismos.

Posteriormente y con el fin de reglamentar parcialmente la ley 1581 de 2012, se expidió el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por la cual “se deben reglamentar aspectos relacionados con la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales”. el cual introdujo asuntos complementarios y nuevas obligaciones para los responsables de tratamientos de datos personales.

Con el fin de dar cumplimiento a las citadas normativas, la empresa VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que se describen en el presente documento.

    1. 1.3. Sitio web

La empresa VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. en busca de tener una constante comunicación con sus clientes, proveedores y demás públicos de interés, ha creado  un sitio web denominado: www.vortika.co. A través de este medio digital, VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. expone información de interés general de la empresa, dicha información sobre sus productos o servicios, y demás información adicional que considere importante difundir por este medio.

En aquellos casos en que la publicidad expuesta en su sitio web sea dirigida al público hombres, mujeres, niños, niñas, adolescentes, y/o adultos VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. garantiza que la misma será clara, veraz, suficiente, oportuna, verificable, comprensible, precisa, idónea y sin ninguna forma de violencia, discriminación o acoso y así mismo, informa que no inducirá a error, engaño o confusión y que será respetuosa de sus condiciones de desarrollo mental, madurez intelectual y comprensión de su edad.  Cuando VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. a través de su sitio web, requiera recolectar datos personales de hombres, mujeres, niños, niñas, adolescentes, y/o adultos, informará previamente su finalidad y solicitará contar con la autorización.

El presente documento, reglamentará el tratamiento de los datos personales que a través de su sitio web u otros medios sean recolectados.

    1. 1.4. Glosario de términos
    1. a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
    1. b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
    1. c. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Para efectos del presente documento, se entiende como base de datos aquellas enunciadas en el capítulo cuarto.
    1. d. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
    1. e. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Se pueden identificar entre ellos: datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público.
    1. f. Dato sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
    1. g. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
    1. h. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
    1. i. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
    1. j. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, gestión y supresión.   
    1. k. Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
    1. 1.5. Habeas Data – Legislación Aplicable

El derecho a la intimidad (Habeas Data) es un derecho fundamental en Colombia y está regulado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual señala que “todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.” Las políticas de tratamiento de datos personales, son elaboradas conforme a lo dispuesto en la Constitución Nacional, artículo 15, la Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013, las sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 de 2011 y demás normas vigentes que regulen los datos personales.

    1. 1.6. Ámbito de aplicación

La Política de Tratamiento de Datos Personales diseñada en el presente documento, se aplicará a los datos personales e información adicional registrada en las bases de datos enunciadas en el capítulo cuarto, susceptibles de tratamiento en virtud del desarrollo de VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S.

VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. garantiza que los datos personales y/o corporativos que obtenga, conserve y manipule en el giro ordinario de sus negocios, serán utilizados únicamente para fines atinentes al frecuente desenvolvimiento de lo expuesto ante la norma y ley.

    1. 1.7. Objeto de las políticas de tratamiento de datos personales 

En este documento contentivo de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales, los diferentes titulares de los mismos encontrarán todas las premisas bajo los cuales VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S.  realiza el tratamiento de los datos personales que recolecte y conserve; cuales son las finalidades de las bases de datos que guarda y manipula, así como los procedimientos que deben seguir los titulares de datos personales para ejercer sus derechos.

    1. 2. Segunda Parte
    1. 2.1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento de los Datos Personales que conserva VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. es una actividad que se encuentra reglada y que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones que desarrollen el tratamiento de datos personales.
    1. 2.2. Principio de finalidad: La Política de Tratamiento de Datos Personales de VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley. Así mismo, cada base de datos particularmente identificada en el capítulo cuarto del presente documento, obedece a una finalidad diferente tanto por su importancia de conservación en el tiempo como la información que resulte importante recolectar en cada caso. La política de tratamiento de datos personales será informada a todos los titulares por los medios más eficaces e idóneos que considere la empresa en mención.
    2. 2.3. Principio de libertad: El Tratamiento de los Datos Personales que conserve VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.   Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de un mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Se entenderá que la autorización es expresa, cuando ha sido manifestada por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
    1. 2.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por parte de VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
    1. 2.5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
    1. 2.6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
    1. 2.7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. a que se refiere la ley 1581 de 2012, deberá ser manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado y fraudulento.
    1. 2.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
    1. 3. Tercera Parte – Autorizaciones
    1. 3.1. Modos de obtener la autorización: Con el fin de garantizar los derechos de los titulares de datos personales que conserva VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. y como responsable del tratamiento, se establecen los diferentes mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado de acuerdo al artículo 20 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Se entenderá que la autorización cumple con los requisitos de ley (artículo 7 Decreto Reglamentario 1377 de 2013) cuando se manifieste:
    1. a) Por escrito.
    2. b) De forma oral.
    3. c) Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, digital o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta y el cual permita evidenciar que la autorización la otorgó el titular mediante una conducta inequívoca.

    1. 3.2. Casos en que no es necesaria la autorización: La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
    1. A. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
    2. B. Datos de naturaleza pública.
    3. C. Casos de urgencia médica o sanitaria.
    4. D. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
    5. E. Datos relacionados con el registro civil de las personas.
    1. 3.3. Revocatoria de la autorización: Los titulares podrán en todo momento solicitar a VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos. El titular en el momento que solicita esto a la empresa, es consciente de los perjuicios que puede obtener de acuerdo a la finalidad de la base de datos a la cual pertenece su información. La supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual que amerite su permanencia en la base de datos.
    1. 4. Cuarta Parte: Datos personales recolectados, finalidades y tratamiento.
    1. 4.1. Los clientes: Con motivo de las relaciones de fidelización con los clientes, VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. debe tratar sus datos personales con el fin de: Conservar información de contacto para informar sobre sus servicios.
    1. 4.2. Empleados:  VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones, recolecta, almacena, usa y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación.
    1. 4.3. Los proveedores: En virtud del objeto social de VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. es necesario que el mismo sostenga relaciones comerciales con proveedores externos con los cuales se establecen relaciones comerciales para la atención de sus necesidades. Con motivo de las relaciones contractuales o de servicios sostenidas con los proveedores, VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. debe tratar sus datos personales y/o corporativos con el fin de:
    • a) Conservar información de contacto.
    • b) Envío de información de interés.
    1. 5. Quinta Parte: Procedimiento para la atención de quejas y respuesta a consultas, peticiones y/o reclamos
    1. 5.1. Atención y respuesta a quejas, peticiones, consultas y/o reclamos: El Titular, podrá solicitar VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. a través de una queja, consulta, petición y/o reclamo:
    • • La corrección o actualización de la información
    • • La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
    • • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la petición, la dirección y datos de contacto del solicitante. También deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer. Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:

VÓRTIKA ARQUITECTURA Y DISEÑO S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de consultas y demás, los cuales permiten conservar prueba de las mismas:

    • a) Solicitud presentada al correo electrónico: info@vortika.co
    • b) Comunicación dirigida a Mayra Alejandra Noreña, Coordinadora Administrativa y Financiera, Calle 6ta Norte #14-36, Armenia, Quindío.
    1. 6. Sexta Parte: Vigencia
    1. 6.1. Vigencia de las bases de datos: Las bases de datos enunciadas en el presente documento tendrán una duración de veinte (20) años contados a partir de la obtención del dato personal respectivo. Salvo el caso de que el titular tenga un deber legal o contractual que amerite su permanencia en la base de datos por un término posterior.
    1. 6.2. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de datos personales: rige a partir de noviembre 1 del año 2016.